Mit Labels kannst du Arbeitszeiten deinen Projekten, Baustellen, Kostenstellen oder Tätigkeiten zuordnen. So behältst du den Überblick, welche Zeiten wohin gehören – sei es für die interne Auswertung, Kundenabrechnung oder Lohnzuschläge.
Was sind Labels?
Labels sind frei definierbare Kategorien, mit denen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten kennzeichnen können. Früher hieß diese Funktion "Projekte / Tags" – mit der Umbenennung kamen viele neue Möglichkeiten hinzu.
Typische Anwendungsfälle:
Baustellen & Objekte: z.B. "Sophienstraße 12" oder "Kunde Müller GmbH"
Maschinen & Anlagen: z.B. "CNC-Fräse Halle 3"
Tätigkeiten mit Zulagen: z.B. "Arbeiten mit Schutzausrüstung" oder "Gefahrstoffentsorgung"
Kostenstellen: z.B. "Marketing" oder "Produktion"
Label-Übersicht
In der linken Seitenleiste findest du unter Labels die Übersicht aller angelegten Labels. Hier siehst du auf einen Blick Name, Kategorie, Code und Farbe jedes Labels.
Über das Suchfeld kannst du nach Name oder Code filtern.
Einen neuen Label anlegen
In der Label-Übersicht klickst du rechts oben auf Neues Label. Es öffnet sich das Formular mit allen Einstellungsmöglichkeiten.
Grundeinstellungen
Feld | Beschreibung |
Name | Der vollständige Name des Labels (z.B. "Renovierung Josefstraße") |
Code | Eine Kurzbezeichnung für schnelle Identifikation (z.B. "ARN") |
Farbe | Farbliche Kennzeichnung zur besseren Übersicht |
Kategorie | Optional: Gruppiert Labels für eine einfachere Auswahl |
Einschränkungen
Feld | Beschreibung |
Abteilungen | Legt fest, welche Abteilungen diesen Label verwenden dürfen. Standard: Alle Abteilungen. |
Terminals | Bestimmt, auf welchen Terminals das Label zur Auswahl steht. Wichtig: Funktioniert nur auf GEN5-Terminals. |
Kategorien – Labels gruppieren
Kategorien helfen dabei, viele Labels übersichtlich zu organisieren. Wenn ein Mitarbeiter ein Label auswählt, kann er erst die Kategorie und dann das passende Label wählen.
Beispiel: Du hast 50 Labels für verschiedene Kunden und 10 Labels für interne Tätigkeiten. Mit den Kategorien "Kunde" und "Tätigkeit" findet jeder Mitarbeiter schnell das richtige Label.
In der Label-Übersicht findest du oben den Reiter Kategorien, wo du neue Kategorien anlegen und verwalten kannst.
Hinweis: Standardmäßig gibt es keine Kategorien. Neue Labels sind automatisch "Keine Kategorie" zugeordnet.
Automatische Label-Auswahl mit Regeln
Statt dass Mitarbeiter Labels manuell auswählen, kannst du Regeln definieren, die Labels automatisch zuweisen. Das spart Zeit und verhindert Fehler.
Standortbasierte Regeln
Das Label wird automatisch ausgewählt, wenn sich der Mitarbeiter an einem bestimmten Ort befindet.
So funktioniert's:
Aktiviere "Standortbasierte Regeln" mit dem Schalter
Klicke auf Hinzufügen
Suche die Adresse oder setze den Punkt auf der Karte
Passe den Radius an (z.B. 200m)
Beispiel: Das Label "Baustelle Marienplatz" wird automatisch gewählt, wenn ein Mitarbeiter im Umkreis von 300m um den Marienplatz einstempelt.
Wichtig: Standortbasierte Regeln funktionieren nur mit der Zeitstrom-App (GPS erforderlich), nicht an Terminals.
Zeitbasierte Regeln
Das Label wird automatisch ausgewählt, wenn der Mitarbeiter zu einer bestimmten Uhrzeit mit der Arbeit beginnt.
So funktioniert's:
Aktiviere "Zeitbasierte Regeln" mit dem Schalter
Klicke beim gewünschten Wochentag auf Zeitspanne hinterlegen +
Definiere Start- und Endzeit
Beispiel: Die Frühschicht beginnt zwischen 5:00 und 7:00 Uhr. Wer in diesem Zeitfenster einstempelt, bekommt automatisch das Label "Frühschicht" zugewiesen.
Intervallbasierte Regeln
Das Label wird automatisch ausgewählt, wenn die Arbeitszeit innerhalb definierter Grenzen liegt.
So funktioniert's:
Aktiviere "Intervallbasierte Regeln" mit dem Schalter
Wähle den Bezug (Arbeitstag oder Zeitabschnitt)
Definiere Mindest- und Höchstarbeitszeit
Über + Regel hinzufügen kannst du weitere Regeln ergänzen
Beispiel: Das Label "Überstunden" soll automatisch vergeben werden, wenn jemand mehr als 10 Stunden am Tag arbeitet. Mindestarbeitszeit: 10:00, Höchstarbeitszeit: 24:00.
Wertigkeit – Anteilig oder Zeitspanne
Die Wertigkeit bestimmt, wie viel Zeit dem Tag zugeordnet wird. Diese Einstellung ist besonders relevant für Zulagen und Pauschalen.
Anteilig
Die zugeordnete Zeit wird als Prozentsatz der tatsächlichen Arbeitszeit berechnet.
Beispiel Maskenzuschlag: Ein Mitarbeiter arbeitet 4 Stunden mit Schutzmaske. Das Label "Arbeiten mit Maske" ist auf 25% anteilig eingestellt. Ergebnis: 1 Stunde wird zusätzlich als Zuschlag erfasst.
Zeitspanne
Eine feste Zeitdauer wird dem Tag zugeordnet – unabhängig von der tatsächlichen Arbeitszeit.
Beispiel Fahrtkostenpauschale: Für das Projekt "Außendienst Nord" sollen pauschal 20 Minuten Fahrtzeit berechnet werden. Egal ob der Mitarbeiter 2 oder 8 Stunden vor Ort arbeitet – die Fahrtzeit bleibt 20 Minuten.
Hinweis: Die durch Wertigkeit berechneten Zeiten beeinflussen aktuell nicht das Stundenkonto und sind nur im Export sichtbar.
Wie wählen Mitarbeiter eine Label aus?
Am Terminal (nur GEN5)
Mitarbeiter hält seine NFC-Karte vor das Terminal
Das Terminal piept und zeigt die Optionen an
Mitarbeiter kann ein Label auswählen oder ohne Label stempeln
Arbeitszeit wird mit oder ohne dem gewählten Label erfasst
In der App
Mitarbeiter stempelt sich ein
In der laufenden Zeiterfassung kann er das Label auswählen
Auch nachträglich kann einem Zeitabschnitt ein Label zugeordnet werden
Labels und Zuschläge im Export
Labels eignen sich hervorragend, um Tätigkeiten mit besonderen Zulagen zu kennzeichnen. Die Auswertung erfolgt über den Datenexport.
Typisches Szenario: Arbeiten mit Gefahrstoffen sollen einen Zuschlag erhalten. Richte ein Label "Gefahrstoffarbeit" ein. Mitarbeiter wählen dieses Label, wenn sie entsprechende Tätigkeiten ausführen. Im Export siehst du genau, wer wie lange mit Gefahrstoffen gearbeitet hat – und kannst die Zuschläge entsprechend berechnen.
Tipp: Bei komplexen Export-Anforderungen unterstützen wir dich gerne bei der Einrichtung.
Häufige Fragen
Kann ich Labels nachträglich bearbeiten?
Ja, du kannst Name, Code, Farbe und alle Einstellungen jederzeit ändern.
Was passiert mit bestehenden Zeiteinträgen, wenn ich ein Label lösche?
Die Zeiteinträge bleiben erhalten, sind aber keinem Label mehr zugeordnet.
Funktionieren Labels auf älteren Terminals?
Nein, die Label-Auswahl am Terminal ist nur auf GEN5-Hardware verfügbar. Ältere Generationen (GEN1-4) unterstützen diese Funktion nicht.
Kann ein Zeiteintrag mehrere Labels haben? Ja, zum Beispiel ein Label für einen Tätigkeitsort bspw: "Sophienstraße Baumaßnahme" und "Schutzausrüstung".