1. Startseite
Gehe auf die Seite Auswertungen und klicke einen Mitarbeiter an, um die Detailansicht zu öffnen.
2.
Im oberen Bereich kannst du noch einmal den Zeitraum definieren.
3.
Neben dem Namen des Mitarbeiters findest du drei Icons, dort kannst du:
Auswertungen drucken
Auswertungen herunterladen
Einstellungen bearbeiten
4. Übersicht Funktion
Klicke auf Übersicht, um folgendes einzusehen:
Unter Ist-Stunden, wie viel Zeit diesen Monat bereits erfasst wurde und unter Sollstunden die monatlich festgelegte Arbeitszeit deines Mitarbeiters.
Unter Arbeitstage, wie viele Tage dein Mitarbeiter diesen Monat aktiv Zeiten erfasst hat.
Unter Tage mit Abwesenheiten, wie viele Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Fortbildung etc.) diesen Monat gebucht wurden.
Unter unvollständige Tage erkennst du auf einen Blick, ob dein Mitarbeiter vergessen hat, seinen Arbeitstag korrekt abzuschließen. Sorge regelmäßig dafür, dass keine unvollständigen Tage vorhanden sind.
5. Stundenkonto Funktion
Klicke auf Stundenkonto, um folgendes einzusehen:
Die Überstunden aus Vormonat, die in diesen Monat übertragen wurden. Diese Zahl kann negativ sein, wenn im Vormonat zu wenig gearbeitet wurde.
Die Unterstunden aktueller Monat. Im Idealfall pendelt diese Zahl immer um 0, um zu gewährleisten, dass dein Mitarbeiter keine Über- oder Unterstunden ansammelt.
Die aktuellen Unterstunden, Zeiten aus dem Vormonat verrechnet mit dem aktuellen Monat.
Die hier angezeigten Zahlen sind tagesaktuell. Jeden Tag erhöht sich diese Zahl um die tägliche Arbeitszeit und verringert sich um die geleistete Arbeitszeit.
💡 Beispiel: Dein Mitarbeiter arbeitet von Montag bis Freitag täglich 8 Stunden, also pro Woche 40 Stunden. Im April haben wir 22 Arbeitstage, was (22 × 8 =) 176 Arbeitsstunden ergibt.
Am 1. ist die Sollzeit 8 Stunden.
Am 2. ist die Sollzeit 16 Stunden.
Am 3. ist die Sollzeit 24 Stunden.
…
Am 30. ist die Sollzeit 176 Stunden.
Am Ende des Monats hat dein Mitarbeiter im Idealfall jeden Arbeitstag 8 Stunden erfasst, was ein Stundenkonto von 0 Stunden ergib
6.
Im Bereich Stundenkonto wird ein Feld + Neue Transaktion angezeigt. Dies ermöglicht dir, Transaktionen im Stundenkonto vorzunehmen. Es gibt drei Optionen:
Vormonat ausgleichen: hier kannst du die Arbeitszeitbilanz des letzten Monats auf Null zu setzen. Diese Option ist zum Beispiel ideal, wenn Überstunden nicht zugelassen sind und somit nicht in den aktuellen Monat übernommen werden sollen.
Aktuellen Monat ausgleichen: hier kannst du die Sollstunden für den laufenden Monat auf Null bringen. Diese Funktion eignet sich hervorragend, um die Arbeitszeitkonten neuer Mitarbeiter, die mitten im Monat starten, präzise einzurichten.
Durch eine Individuelle Transaktion ist es möglich, manuelle Korrekturen am Stundenkonto vorzunehmen, beispielsweise nach der Auszahlung von Überstunden.
💡 Sowohl beim Vormonat ausgleichen als auch beim Aktuellen Monat ausgleichen wird automatisch eine Nullstellung der Kontostände anhand der vorliegenden Daten vorgenommen.
Die Individuelle Transaktion hingegen erfordert deine direkte Eingabe der Stunden und eine Begründung für die Anpassung, um volle Kontrolle und Transparenz zu gewährleisten.
Vormonat ausgleichen und Aktuellen Monat ausgleichen sind besonders dann nützlich, wenn Sie bei Zeitstrom anfangen, oder einen neuen Mitarbeitenden anlegen. Dadurch, dass die Sollstunden direkt für den gesamten Monat geführt werden, in dem ein Mitarbeiter hinzugefügt wird, entstehen manchmal Unterstunden, die hier ganz einfach ausgeglichen werden können.
7.
Du kannst Transaktionen jederzeit bearbeiten oder entfernen indem du die jeweilige Transaktion anklickst und in der Seitenleiste das Dreipunk-Menü anklickst um die Transaktion zu entfernen oder die Daten aktualisierst und auf speichern drückst.
8. Abwesenheit
Klicke auf Abwesenheiten, um die einzelnen Abwesenheiten, nach Kategorie getrennt, sowie das Nachfolgende einzusehen:
Kontingent aus Vormonat zeigt an wieviele Abwesenheiten dieses Jahr schon gebraucht wurden.
Abwesenheiten im Monat der aktuell geöffneten Mitarbeiterauswertung.
Jahressummen ist die Summe aus allen diesjährig genutzten Abwesenheiten.
9.
Klicke auf + Neue Transaktion um neue Abwesenheitstransaktionen hinzufügen.
Eine Abwesenheitstransaktion bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie bei Zeitstrom starten und den bereits genommenen Urlaub eines Mitarbeitenden vom Urlaubskonto abziehen wollen.
10.
Das Menü Abwesenheitstransaktion hinzufügen bietet dir zwei Möglichkeiten:
Kontostand erhöhen: hier kannst du deinem Mitarbeiter zusätzliche Abwesenheitstage, beispielsweise Sonderurlaub, gewähren.
Kontostand reduzieren: hier kannst du das Urlaubskonto reduzieren, beispielsweise bei Rumpfmonaten oder der Elternzeit.
Trage unter Bezeichnung eine eindeutige Beschreibung der Transaktion ein, damit diese für dich und deine Mitarbeitenden nachvollziehbar bleibt. Die Beschreibung (z. B. Gutschrift: Sonderurlaub) erscheint danach in Liste der Abwesenheiten.
Unter Abwesenheitsgrund vergibst du einen Abwesenheitstypen (z. B. Urlaubstag oder Elternzeit).
Bei zusätzliche Tage wählst du die Anzahl aus und bestimmst wann das Kontingent verfällt.
Vergebe zum Schluss eine Priorität: So kannst du sicherstellen, dass gesetzliche Urlaubstage zuerst abgebaut werden, und danach erst freiwillige.
11.
Du kannst Transaktionen jederzeit bearbeiten oder entfernen indem du die jeweilige Transaktion anklickst und in der Seitenleiste das Dreipunk-Menü anklickst um die Transaktion zu entfernen oder die Daten aktualisierst und auf speichern drückst.
